A könyvelő a „kapocs” a vállalkozás és az állami szervek, hatóságok (pl. APEH) között, többek között ezért is fontos hogy szakképzett és szakmailag felkészült legyen.

A könyvelő munkájából kifolyólag sok mindent tud az általa könyvelt vállalkozásokról, ezeket az információkat, titkokat meg kell őriznie, nem fecsegheti ki őket, ezért nagyon fontos a kölcsönös bizalom, a tisztelet és a diszkréció.

Mikor jó könyvelőt választani vagy váltani?

Új alapítású cégnél: Már a cégalapításnál jó ha megvan az cég vagy személy aki a könyvelést fogja végezni, mert miután megtörtént a cég dokumentumainak cégbíróságra történő beadása (ezt elektronikusan már nagyon gyorsan megy), és a cég megkapta az adószámát, 8 napon belül köteles megtenni az első bejelentést az APEH-nek. Tehát már a cégalapítással összefüggő bejelentések megtételekor jó ha megvan az a szakember aki elvégzi ezeket a feladatokat.

Már működő cégnél: Ha valamilyen okból nincs megelégedve a könyvelővel, nem működik a bizalmi viszony és megbeszéléses úton sem sikerül helyre állítani a munka kapcsolat, akkor bármilyen kellemetlen is, de váltani kell. Ha könyvelő nincs tisztában az aktuális jogszabályokkal, a könyvelő hibájából bírságot kap, amit nem hajlandó megtéríteni, nem ad tájékoztatást a cége helyzetéről, eredményéről, akkor ideje minél gyorsabban új könyvelő után nézni. Az előbb felsorol hibák valamelyike esetén nem tanácsos megvárni az év fordulót és kockáztatni a cég működőképességét.

Mit várhatunk el a könyvelőtől (irodától)?

A legfontosabb, hogy kössünk szerződést!

A kölcsönös elvárások megfogalmazása után, a felek megállapodnak, és ezt a megbízási szerződésben foglalják írásba. A megbízási szerződés a Ptk. rendelkezési hatálya alá eső jogviszony. A szerződésben foglaltak védik mind megbízót, mind megbízottat, így a későbbi vitás kérdések is könnyebben elkerülhetők lesznek. A szerződésben célszerű kitérni arra , hogy melyik félnek milyen kötelezettségei vannak, és azt milyen határidőre kell teljesítenie.

A könyvelési tevékenységet a pénzügyminisztériumnál hivatalosan regisztrált, mérlegképes könyvelő végezze, ellenőrizze.

A könyvelő kérjen saját kódot az okmányirodában az elektronikus adóbevallások benyújtásához, mert így a felelősség is őt terheli és rá fogja kiszabni az adóhatóság (pl. mulasztási bírság amennyiben a neki felróható hibából történt), szemben azzal ha a vállalkozó (vállalkozás) által regisztrált kódot használja. Nem árt ha a könyvelő rendelkezik felelősségbiztosítással mert sajnos Ő sem tévedhetetlen, bárhogy is igyekszik.

A vállalkozó joggal várja el könyvelőjétől: Könyvelési szerződésben is rögzített felelősségvállalást,a könyvelője időben tájékoztassa fizetési kötelezettségeiről, ha van akkor az áfa-visszaigénylés összegéről, tájékoztassa a vállalkozást érintő jogszabályok és törvények változásairól (adó-, TB-, és munkaüggyel kapcsolatban), és képviselje őt (külön díjazás ellenében) a hatóságok előtt, amennyiben az ellenőrzött tevékenységet a könyvelő végzi. Összegezve a könyvelő feladata hogy segítse ügyfelét a vállalkozása szabályszerű működtetésben, ezért célszerű havonta legalább egyszer egy személyes találkozó keretében megbeszélni a felmerült problémákat.

A könyvelő feladatai: Kontírozás adatrögzítés, bérszámfejtés (amennyiben szerződésben vállalta), a megfelelő bevallások és adatszolgáltatások határidőre történő elkészítése feladása, kimutatások készítése (igény szerint), folyamatos kapcsolattartás és tájékoztatás nyújtása a cégvezetésnek.

Mit vár el könyvelő: A könyvelési bizonylatok időben nem hiányosan történő átadását (nem a bevallás utolsó napján), nagyobb cégek esetén havonta többször is a feldolgozás gördülékenysége érdekében. A bizonylatok rendszerezése nem a könyvelő feladata, és amennyiben ezt is ő végzi jogosult magasabb díjazást kérni. A könyvelő is elvárja ügyfelétől az együttműködési szándékot, a segítséget és a bizalmat munkájához, illetve időben értesítést kapjon a munkáját érintő változásokról a céggel kapcsolatban.

Amennyiben a könyvelő alapfeladatian túlmutató munkákat is elvégez azért külön díjazás illeti meg, ilyen pl. a hitelkérelmek, támogatási igénylések-, a számviteli szabályzatok összeállítása.